Een crisis en zeker een langdurige crisis zoals de corona pandemie is voor besturen vaak een drukke periode. Er moet ontzettend veel worden geregeld: de steeds veranderende regelgeving vraagt en enorme flexibiliteit en aanpassingsvermogen van de organisatie. Juist communicatie, buiten de noodzakelijke berichtgeving over wat wel en niet mag, wordt dan meer dan eens vergeten. Laat dat nu juist het toverwoord zijn om binding met je leden te houden en te zorgen dat zij zich betrokken blijven voelen bij de club.
In dit artikel zijn tips en trucks beschreven om de communicatie in crisis tijd goed in te richten. Het succes van de communicatie zit enerzijds in het kiezen voor een variatie aan berichten kijkend naar de inhoud. Anderzijds zul je de boodschap moeten afstemmen op de verschillende doelgroepen die je in je ledenbestand hebt en op het DNA van je vereniging.
Inhoud van berichten
Iedere vereniging heeft een ander DNA. De identiteit van je vereniging wordt deels bepaald door de doelstellingen en keuzes binnen de club. Gaat het vooral om plezier in het sporten of ligt de nadruk juist op de prestaties. Ook de diversiteit aan leden en de kenmerken van je leden bepalen voor een deel het DNA. Zijn leden betrokken en ook actief als vrijwilliger of gedragen ze zich veelal als klanten die komen sporten en verder weinig binding met de club hebben. Als deze zaken bepalen ook hoe, wat en met wie je veelal wilt communiceren.
Leden, vrijwilligers en sponsoren hebben behoefte aan informatie. Allereerst over de praktische informatie van wat er wel en niet mogelijk is. Mag er wel of niet gesport worden bij de vereniging en op welke manier. Daarnaast zijn persoonlijke verhalen en positieve berichten belangrijk om binding te houden. Je kweekt begrip en vertrouwen door open en eerlijk te vertellen waar je als bestuur mee bezig bent en waar je tegen aan loopt. Vertel gerust dat er wekelijks wordt vergaderd en dat er gewikt en gewogen wordt voor er een besluit genomen kan worden. Gebruik ook verhalen van andere mensen binnen de club, zoals kantine vrijwilligers, leiders en trainers, maar ook actieve leden over wat ze mee maken. Normaal gesproken tref je elkaar wekelijks op de club en nu zie je elkaar amper. Juist door deze persoonlijke verhalen te delen geef je leden de kans ook met elkaar in verbinding te blijven. Houdt in gedachten dat je wilt informeren, activeren en betrekken.
Welke kanalen gebruik je
Bekijk ook welke berichten je op welke kanalen laat zien. Je kunt er bijvoorbeeld heel bewust voor kiezen de website alleen te gebruiken voor de nuttige en praktische berichten en de persoonlijke verhalen vooral te delen op de social media kanalen. Een tip is om de laatste 10 tot 15 berichten op de verschillende media eens terug te lezen en te kijken of hier een lijn in te ontdekken is. Heb je voldoende afwisseling in positieve berichten, persoonlijke verhalen en berichten met praktische informatie? Durf jezelf een spiegel voor te houden.
Denk ook eens aan het versturen van een (digitale) nieuwsbrief, dat kan in deze tijd een uitkomst zijn. Bovendien zijn Whatsapp groepen een hele snelle manier om (korte) actuele berichten bij alle leden te krijgen. Als je de structuur van de Whatsapp groepen binnen je vereniging goed hebt ingericht kun je hier een groot voordeel mee doen.
4 vragen om te testen of je de informatievoorziening op orde hebt:
- Transparantie: Vertel je wat er speelt binnen de club en waar je als bestuur mee bezig bent en begrijpen leden wat de impact is voor de vereniging?
- Consistentie: Laat je regelmatig iets van je horen (positief, persoonlijk en nuttig)?
- Verbinding: Zorg je voor activiteiten en laat je deze ook zien (aankondiging en verslag)? En vraagt u aan leden hoe zij er nu in staan (persoonlijk contact)?
- Perspectief: Geeft u leden iets om naar uit te kijken en laat u een verwachting zien wanneer er verbetering te verwachten is?
Verschillende mensen, verschillende behoeftes
Als je de identiteit van de vereniging duidelijk hebt en bepaald hebt welke berichten je wilt communiceren is het zaak na te denken hoe je de verschillende leden kunt bereiken. Jeugdleden hebben een andere informatie behoefte dan senioren leden. Bovendien nemen ze informatie op een totaal andere manier tot zich. Senioren leden kun je goed bereiken met een uitgebreide mail, zij zullen het waarderen volledig op de hoogte gesteld te worden en de mail ook rustig doorlezen. De jeugd daarentegen leest geen lappen tekst, maar zal screenen op hoofdzaken. Zij maken ook steeds minder gebruik van email, maar steeds meer van social media. Berichten zullen kort, helder en duidelijk moeten zijn om de jeugd te bereiken.
Bekijk je ledenbestand en de berichten die je wilt communiceren. Weeg ook goed af welk belang ieder bericht heeft en hoe groot het belang voor iedere groep leden is dat de berichten hen bereiken. Zo kun je een goede communicatie mix maken en zorgen dat de boodschap goed en duidelijk overkomt voor iedere doelgroep. Het kan handig en wenselijk zijn andere mensen dan de bestuursleden in te zetten om je doel te bereiken. Vraag bijvoorbeeld jongeren om te helpen bij de communicatie en mee te denken met het bestuur tijdens deze crisis. Laat ze bijvoorbeeld het Instagram account beheren, geef ze een rol om andere jongeren te bereiken. Juist door ze nu te betrekken kun je er direct voor zorgen dat ze de vrijwilligers en bestuurders voor de toekomst zijn.
Wij vinden in Drenthe bovendien dat persoonlijk contact nog altijd heel goed werkt. Als het bijvoorbeeld gaat om het werven van vrijwilligers werkt het veel beter als je iemand persoonlijk benaderd dan dat je een algemene vraag de ether in slingert. Tip: zoek juist ook de offline communicatie op, ook als het lastig is. Door iets bij mensen op de mat te laten vallen val je op. Maar denk er ook eens aan om je leden gewoon eens te bellen. Hoe gaat het met ze, een klein beetje aandacht kan al veel verschil maken.
Onderschat de kracht van WhatsApp niet. Zorg dat je dat zo inricht dat je berichten snel bij alle leden kunt krijgen. Maak een soort van WhatsApp boom. Van bestuur, naar commissies, naar leiders en trainers, naar de teams (ouders en spelers). Dit werkt snel en super efficiënt.
Tip: zorg voor een tiental mensen rond je webmaster en degene die de social media doet om hen te voeden met verhalen en foto’s. Leuke, persoonlijke verhalen doen het goed. Vroeger maakten we het clubblad met een man of 50, redactie, mensen die de blaadjes op elkaar legde (weet u nog, een rondje om de tafel en blaadjes op elkaar leggen in elkaar nieten) en de mensen die het clubblad rond brachten. Ga een beetje terug naar deze tijd. Ga bij elkaar zitten en kijk wat voor berichten kunnen we nog kunnen maken: inspiratie verhalen, voorbeelden van wat we doen, persoonlijke verhalen vanuit het bestuur over waar ze nu mee bezig zijn als aanvulling op de nuttige/nodige berichten.
